Nhiều người nghĩ rằng mở quán cà phê chỉ cần chọn địa điểm, mua bàn ghế, máy pha là xong. Nhưng thực tế, setup quán cà phê là cả một quy trình phức tạp – bao gồm từ thiết kế không gian, chọn menu, định vị thương hiệu, thiết bị pha chế, quy trình vận hành, đến đào tạo nhân viên.
Một sai lầm nhỏ trong khâu setup quán cafe có thể khiến bạn “đốt tiền” vô ích mà không thu hút được khách hàng. Bài viết này sẽ giúp bạn tránh 8 lỗi nghiêm trọng khiến không ít chủ quán rơi vào cảnh “bay vốn” ngay khi quán vừa khai trương.
Lỗi #1: Không xác định rõ phong cách và khách hàng mục tiêu
Mục Lục
Đây là lỗi phổ biến nhất khi setup quán cà phê. Nhiều người chỉ thấy mô hình nào “hot” là sao chép mà không phân tích xem mô hình đó phù hợp với khách hàng khu vực, ngân sách và định hướng thương hiệu hay không.
Ví dụ:
-
Bạn chọn mô hình cafe take-away, nhưng lại thuê mặt bằng rộng, đầu tư nội thất đắt đỏ — lãng phí vốn.
-
Hoặc bạn mở quán cà phê vintage ở khu vực văn phòng, trong khi khách mục tiêu lại thích không gian hiện đại, tiện lợi.
👉 Hãy bắt đầu bằng cách xác định khách hàng mục tiêu (sinh viên, dân văn phòng, gia đình, cặp đôi, hay khách du lịch). Sau đó chọn phong cách quán phù hợp như: Modern, Minimalist, Retro, Specialty Coffee, hay Outdoor Garden.
Setup quán cafe hiệu quả luôn bắt đầu từ việc hiểu khách hàng trước khi thiết kế.
Lỗi #2: Thiết kế không gian thiếu đồng bộ và trải nghiệm khách hàng kém
Không gian là yếu tố quan trọng bậc nhất khi setup quán cà phê. Rất nhiều chủ quán đầu tư mạnh vào nội thất, nhưng lại quên mất rằng:
👉 Không gian đẹp không đủ, mà còn phải đồng bộ, dễ di chuyển, ánh sáng và âm thanh hài hòa.
Các lỗi thiết kế phổ biến:
-
Bàn ghế đặt quá sát, khiến khách cảm thấy ngột ngạt.
-
Hệ thống ánh sáng quá tối hoặc quá chói.
-
Mùi từ khu pha chế tràn ra khu ngồi.
-
Nhạc mở to, lấn át tiếng nói chuyện.
Giải pháp: Khi setup quán cafe, bạn nên thuê đơn vị thiết kế chuyên quán cà phê – họ hiểu bố cục hợp lý, phong thủy, luồng di chuyển, và cách tạo điểm nhấn thương hiệu (logo, màu chủ đạo, ánh sáng nhận diện).
Lỗi #3: Setup quán cafe mà quên lên kế hoạch ngân sách chi tiết
Một sai lầm chí mạng khiến nhiều người “vỡ mộng” khi setup quán cà phê là không lập kế hoạch tài chính rõ ràng.
Rất nhiều chủ quán chỉ tính chi phí thuê mặt bằng và thiết bị, nhưng quên các chi phí ẩn như:
-
Thi công điện nước, điều hòa, sơn sửa.
-
Phí giấy phép kinh doanh, PCCC, an toàn thực phẩm.
-
Chi phí marketing trước khai trương.
-
Chi phí vận hành 3–6 tháng đầu (nhân sự, điện nước, nguyên liệu).
Setup quán cafe hiệu quả nghĩa là bạn cần dự trù tối thiểu 120% tổng chi phí ban đầu để tránh bị “đứt vốn” giữa chừng.
Lỗi #4: Chọn thiết bị pha chế sai hoặc kém chất lượng
Đây là lỗi kỹ thuật nhưng lại cực kỳ phổ biến. Một chiếc máy pha cà phê kém chất lượng có thể khiến hương vị đồ uống không ổn định, khách hàng quay lưng chỉ sau 1 lần ghé.
Khi setup quán cà phê, bạn cần xác định:
-
Mô hình quán (take-away, specialty, coffee-to-go).
-
Lượng khách trung bình/ngày.
-
Loại cà phê phục vụ (espresso, cold brew, hand drip…).
Sau đó chọn thiết bị phù hợp:
-
Máy pha – máy xay cà phê: Chọn thương hiệu uy tín như Breville, Rancilio, hoặc Nuova Simonelli.
-
Máy làm đá, tủ mát, bình giữ nhiệt, ca đánh sữa: Chọn hàng công nghiệp đạt tiêu chuẩn an toàn thực phẩm.
Đừng tiết kiệm vào thiết bị pha chế – đó chính là trái tim của quán cafe.
Lỗi #5: Setup quán cà phê mà không chú trọng quy trình vận hành
Nhiều quán cà phê đầu tư hàng trăm triệu vào decor, nhưng lại không có quy trình vận hành rõ ràng.
Kết quả là:
-
Nhân viên không biết quy trình order.
-
Thời gian phục vụ chậm, khách chờ quá lâu.
-
Sai sót khi thanh toán, pha nhầm món.
👉 Ngay khi setup quán cafe, bạn cần xây dựng:
-
Quy trình order – pha chế – thanh toán.
-
Phân công công việc theo ca.
-
Hệ thống quản lý đơn hàng, tồn kho và doanh thu.
Hiện nay, nhiều chủ quán dùng phần mềm quản lý quán cafe POS, giúp đồng bộ dữ liệu giữa order – bếp – thu ngân – kho, đảm bảo vận hành trơn tru và minh bạch.
Lỗi #6: Không có chiến lược marketing và nhận diện thương hiệu
Rất nhiều quán cà phê mở ra trong âm thầm và cũng… đóng cửa âm thầm.
Lý do? Không ai biết tới bạn.
Setup quán cà phê không chỉ là thiết kế không gian mà còn là setup hình ảnh thương hiệu:
-
Logo, slogan, menu, đồng phục nhân viên.
-
Hình ảnh quảng bá trên mạng xã hội.
-
Chiến dịch khai trương, minigame, ưu đãi check-in.
Khi setup quán cafe, hãy nghĩ xa hơn việc “trang trí quán” – hãy xây dựng thương hiệu cá tính để khách hàng nhớ đến và muốn quay lại.
Lỗi #7: Địa điểm không phù hợp với mô hình kinh doanh
Một quán cà phê đẹp, menu ngon, nhưng đặt sai chỗ cũng “toang”.
Khi setup quán cà phê, yếu tố vị trí quyết định 60% khả năng thành công.
Ví dụ:
-
Quán take-away nên đặt gần ngã tư, tòa nhà văn phòng.
-
Quán chill view đẹp nên đặt ở khu dân cư hoặc gần trung tâm du lịch.
Hãy khảo sát kỹ trước khi ký hợp đồng thuê, chú ý lưu lượng người qua lại, chỗ đậu xe, và tiềm năng khách hàng khu vực.
Lỗi #8: Không đào tạo nhân viên chuyên nghiệp
Dù bạn có setup quán cafe đẹp đến đâu, trải nghiệm khách hàng vẫn phụ thuộc vào nhân viên.
Nhân viên thiếu kỹ năng pha chế, giao tiếp kém, hoặc phục vụ chậm có thể khiến khách “một đi không trở lại”.
Giải pháp:
-
Đào tạo kỹ năng pha chế, giao tiếp, và xử lý tình huống.
-
Xây dựng quy chuẩn phục vụ, thái độ chuyên nghiệp.
-
Khen thưởng nhân viên đạt KPI để tạo động lực làm việc.
Kết luận: Setup quán cà phê đúng cách – Giữ vốn, giữ khách, giữ thương hiệu
Setup quán cà phê không chỉ là câu chuyện của bàn ghế, menu hay máy pha, mà là chiến lược đầu tư dài hạn.
Nếu bạn biết cách setup quán cafe bài bản, có kế hoạch tài chính, quy trình vận hành và thương hiệu rõ ràng, thì khả năng thành công sẽ tăng gấp nhiều lần.
Hãy tránh những “cái bẫy” phổ biến kể trên để không phải “bay vốn” ngay từ ngày đầu khai trương!
Giới thiệu về Thiết Bị Nhà Hàng Khách Sạn Nhật Minh
Nếu bạn đang cần setup quán cà phê, setup quán cafe hoặc trang bị thiết bị nhà hàng – khách sạn,
hãy đến với Nhật Minh – đơn vị chuyên cung cấp dụng cụ, thiết bị pha chế, đồ inox, ly cốc thủy tinh, kệ trưng bày, xe đẩy phục vụ, bếp hâm nóng…
được hàng ngàn quán cà phê và nhà hàng tin tưởng trên toàn quốc.
-
Thiết Bị Nhà Hàng Khách Sạn Nhật Minh
-
Website: https://dungcunhahangkhachsan.vn
-
Hotline: 0909 766 660
Nhật Minh – đồng hành cùng bạn từ khâu setup quán cà phê đến vận hành chuyên nghiệp!
